Centre de confidentialité
Avis de confidentialité pour les employés de Mölnlycke
1. Pourquoi et comment nous traitons vos données personnelles
Le présent avis de confidentialité (l'« avis de confidentialité »), ainsi que d’autres informations fournies au moment de la collecte de vos données personnelles, décrivent la manière dont Mölnlycke Health Care AB, n° d’entreprise 556547-5489, y compris toutes ses sociétés affiliées (« Mölnlycke », « nous », « notre » et « nos ») traitera vos données personnelles pendant la durée de votre emploi chez Mölnlycke ainsi qu’après la fin de votre emploi.
Le traitement des données personnelles par Mölnlycke tel que décrit dans le présent avis de confidentialité est dans tous les cas soumis aux exigences de la législation locale applicable. Dans la mesure où le présent Avis de confidentialité entre en conflit avec la législation locale de vos juridictions, la législation locale régit la manière dont Mölnlycke traite vos données personnelles.
Le responsable du traitement de vos données personnelles tel que décrit dans le présent avis de confidentialité est Mölnlycke Health Care AB. Si vous avez des questions sur le traitement de vos données personnelles, veuillez soumettre votre question au responsable de la protection de la vie privée via privacy@molnlycke.com.
Vous pouvez également contacter notre délégué à la protection des données (DPO) directement par e-mail à l'adresse dpo@molnlycke.com, si vous avez des questions ou des préoccupations.
En général, nous traitons vos données à caractère personnel à des fins administratives personnelles, car le traitement est nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations en vertu du contrat de travail qui nous lie, ou en raison des obligations légales que nous contractons en tant qu’employeur. Vous trouverez ci-dessous plus de détails sur le traitement et les données à caractère personnel (ci-après dénommées « données à caractère personnel ») que nous traitons pour chaque finalité.
Pour administrer et remplir les obligations concernant votre salaire, vos dépenses, vos absences, les incidents et les accidents du travail, les jours fériés et autres congés et avantages.
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous gérons vos heures de travail, votre paie, vos indemnités de déplacement et de frais, vos absences, incidents et accidents du travail, vos congés, vos autres congés, votre réadaptation et vos prestations, y compris les assurances et la prévoyance professionnelle, et nous procédons à des révisions salariales. |
Données personnelles
Données personnelles sensibles
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| Base juridique : Respect des conditions relatives au salaire, aux frais, aux congés et aux avantages dans votre contrat de travail. Respect de nos obligations légales en matière d’administration du personnel en tant qu’employeur (par exemple, les lois sur le salaire minimum, le temps de travail, les congés annuels, la comptabilité et la fiscalité) et de notre obligation légale de traiter et de signaler les incidents et les accidents du travail. |
| Période de conservation : Les informations sont conservées pendant le temps nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations en vertu de votre contrat de travail et par la suite pendant 1 an après la fin de l’emploi. Les informations sont également conservées pendant le temps nécessaire pour que nous puissions remplir nos obligations en vertu de la réglementation obligatoire. Par exemple, les informations comptables sont stockées comme point de départ pendant 7 ans après la fin de l’exercice en cours. Les données peuvent également être conservées plus longtemps, si nécessaire pour établir, faire valoir ou défendre des droits en justice. |
Fournir des certificats, des références et des notes
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous délivrons des certificats, des notes, des références de moralité, des évaluations et autres. |
Données personnelles
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| Base juridique : Notre intérêt légitime à compiler, à votre demande, à compiler et à délivrer des certificats, des notes, des références de moralité et des évaluations. |
| Période de conservation : Les informations relatives à la période d’emploi et aux affectations de travail, sur lesquelles se basent les certificats, les grades, les références de moralité et autres, sont stockées comme point de départ pendant 2 ans à compter de la fin de votre emploi. Les certificats, notes, références de moralité, évaluations et autres qui sont établis à votre demande sont stockés jusqu’à ce que vous ayez confirmé que vous les avez reçus de notre part et sont ensuite supprimés. |
Pour contacter votre plus proche parent en cas d’urgence
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous contactons vos proches en cas d’urgence, par exemple en cas d’accident ou de maladie grave pendant les heures de travail. |
Données personnelles Coordonnées de votre plus proche parent (y compris le numéro de téléphone) |
| Base juridique : Notre intérêt légitime à pouvoir contacter vos proches enregistrés dans une situation où, par exemple, un accident s’est produit ou si vous deviez tomber gravement malade pendant les heures de travail. |
| Période de conservation : Les données sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous et sont ensuite normalement supprimées dans un délai d’un mois, à moins que l’employé ou ses proches ne demande l’effacement des données personnelles avant la résiliation ou l’expiration de l’emploi. |
Pour gérer la participation et communiquer concernant nos activités commerciales
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous organisons des activités commerciales internes, publions des informations sur notre site web et sur notre intranet, partageons des photos sur notre site web, sur les réseaux sociaux (y compris sur les plateformes internes), et publions des interviews sur nos canaux de marketing. |
Données personnelles
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| Base juridique : Intérêt légitime lorsque notre intérêt légitime est de pouvoir communiquer à l’extérieur sur nos activités commerciales et nos employés participant à ces activités. |
| Période de conservation : Les données personnelles sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous, puis sont anonymisées ou supprimées dans un délai raisonnable après la fin de votre emploi et au plus tard après cinq (5) ans. Vous pouvez demander la suppression de toute photo publiée à tout moment. |
Pour administrer et contrôler les autorisations et l’accès à nos locaux et à nos informations
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous gérons vos informations de connexion à nos services informatiques et à notre équipement informatique, ainsi que l’enregistrement des porte-clés qui vous ont été émis. |
Données personnelles
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| Base juridique : Notre intérêt légitime à ce que l’accès non autorisé à nos locaux ou aux informations de nos systèmes ou réseaux informatiques n’ait pas lieu. |
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Période de conservation : Les informations sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous et sont ensuite normalement supprimées dans un délai de 1 mois après la fin de votre emploi. Lorsque vous quittez, vous serez également invité à supprimer ou à transférer tous les e-mails ou fichiers privés stockés sur votre compte. Si vous ne transférez pas ou ne supprimez pas ces informations, elles seront supprimées par Mölnlycke. Les informations de journalisation sont normalement conservées pendant 1 mois à compter de leur enregistrement. |
Enquêter sur les violations des politiques internes
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous enquêtons sur les inconduites et les inconduites au sein de notre organisation, par exemple sous la forme de violations des politiques internes, y compris le suivi et la documentation du contenu et des questions du rapport. |
Données personnelles
Données personnelles sensibles
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Base juridique : Notre intérêt légitime à gérer les dossiers de personnel concernant un comportement répréhensible et notre intérêt légitime à assurer le respect de nos politiques internes en cas de suspicion sérieuse de violation de cette politique, d’inconduite ou de comportement criminel. Respect de nos obligations légales en vertu des lois applicables en matière de protection des personnes qui signalent des irrégularités (c’est-à-dire la protection des lanceurs d’alerte), lorsque les irrégularités sont signalées et traitées dans le cadre de notre système de signalement interne. |
| Période de conservation : Nous traitons vos données personnelles pendant la période de conservation requise par la loi, qui n’excède normalement pas 2 ans après la clôture d’un dossier pour lequel le système de signalement interne a été utilisé, ou autrement pendant le temps nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. |
Négocier avec les syndicats et délivrer des certificats de travail
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous négocions avec les syndicats, documentons ces négociations, délivrons des certificats de travail et conservons une compilation des représentants syndicaux sur le lieu de travail. |
Données personnelles Les informations discutées lors des négociations, par exemple au sujet de votre emploi Données personnelles sensibles concernant (le cas échéant en ce qui vous concerne) : l’appartenance syndicale, l’allocation de chômage, la fonction de représentant syndical et de délégué à la sécurité, les périodes d’absence |
| Base juridique : Respect de nos obligations légales en tant qu’employeur conformément aux lois sur la protection de l’emploi et l’environnement de travail, la cogestion sur le lieu de travail, l’assurance chômage et les représentants syndicaux. |
| Durée de conservation : Les données sont conservées à titre de point de départ pendant 10 ans après que nous avons rempli l’obligation légale actuelle pour nous en tant qu’employeur. |
Administrer et remplir les obligations liées à la cessation d’emploi
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous gérons la résiliation de votre emploi, calculons le délai de préavis et déterminons l’ordre de priorité en cas de préavis. | Données personnelles Informations sur l’emploi (telles que le jour du début et de la fin de l’emploi, la forme et les conditions d’emploi, le numéro d’emploi, les périodes d’absence) |
| Base juridique : Notre intérêt légitime à pouvoir déterminer, exercer ou défendre des droits en justice en relation avec la résiliation de l’emploi ou le droit préférentiel au réemploi. En outre, l’exécution de nos obligations légales en tant qu’employeurs conformément aux lois sur la protection de l’emploi. |
| Période de conservation : Les données sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous et pendant le temps nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. |
Pour nous permettre de répondre aux demandes des autorités
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous traitons vos données afin de pouvoir répondre et remplir nos obligations conformément aux demandes des autorités. Nous vous informerons lorsque nous recevrons une telle demande, en indiquant ainsi quelles données personnelles l’autorité demande en plus de celles énumérées ici (si la loi ne nous en empêche pas). |
Données personnelles
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| Base juridique : Exécution de l’obligation légale conformément aux demandes officielles des autorités. |
| Période de conservation : Les données sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous et pendant le temps nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. |
Pour réaliser des sondages auprès des employés
| Ce que nous faisons avec les données personnelles : | Catégories de données personnelles : |
| Nous traiterons vos données personnelles afin de faire appel à un fournisseur tiers pour nous aider à administrer l’enquête et de présenter les résultats de cette enquête à Mölnlycke dans un format agrégé. |
Données personnelles
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| Base juridique : Notre intérêt légitime en tant qu’employeur est de connaître la satisfaction et les opinions des employés, afin d’améliorer les processus commerciaux et la culture d’entreprise de Mölnlycke. |
| Période de conservation : Les informations sont stockées pendant la durée de votre emploi chez nous. Après la fin de votre emploi, ces données seront soit supprimées, soit conservées par Mölnlycke sous forme de statistiques agrégées. |
2. Contrôle de son utilisation
En tant qu’employé chez nous, vous devez vous conformer à nos règles, telles qu’applicables de temps à autre, sur l’utilisation des ordinateurs, des téléphones portables, du courrier électronique, d’Internet et d’autres équipements et outils informatiques utilisés dans notre entreprise. En règle générale, nous avons un accès complet à tous les documents et contenus de tous les équipements informatiques, de tous les outils informatiques et de tous les systèmes et réseaux que vous utilisez en tant qu’employé. Cela inclut, par exemple, toute la correspondance par e-mail et toutes les communications et l’utilisation d’Internet qui sont stockées avec le soutien de ou qui ont lieu via les systèmes et réseaux que nous possédons ou dont nous disposons d’une autre manière. Nous pouvons vérifier le contenu de l’équipement informatique et des outils informatiques (par exemple, ordinateur, e-mail et téléphone portable) que vous utilisez en tant qu’employé (a) pour des raisons de sécurité afin d’accéder à nos systèmes informatiques et de maintenir la sécurité informatique, (b) pour maintenir le contact avec les clients et autres pendant votre absence, (c) en cas de suspicion que vous utilisez notre équipement informatique en violation de nos règles, politiques et directives, et (d) en cas de suspicion de conduite déloyale ou criminelle. En cas de soupçon sérieux de comportement déloyal ou criminel, nous pouvons également vérifier les communications privées et les contenus tels que les fichiers privés et les e-mails.
Tout traitement de données à caractère personnel qui a lieu dans le cadre de notre contrôle de votre utilisation informatique conformément à la présente section est effectué sur la base d’intérêts légitimes, sur la base de notre intérêt légitime à mettre en œuvre les mesures pour les raisons énoncées ci-dessus et, en cas de suspicion (grave) de comportement déloyal ou criminel, sur la base de notre intérêt légitime à pouvoir établir, faire valoir ou défendre des droits légaux ou protéger notre entreprise en général.
Les données traitées dans le cadre du contrôle du contenu et de l’utilisation de l’équipement informatique et des outils informatiques que vous utilisez en tant que collaborateur sont conservées pendant le temps nécessaire à la mise en œuvre des mesures énoncées ci-dessus. Le traitement des données cesse en tant que point de départ dans un délai de 1 mois à compter de la date, s’il ne s’avère pas que les données sont nécessaires pendant une période plus longue pour, par exemple, enquêter et prendre des mesures afin de pouvoir établir, faire valoir ou défendre des droits en justice ou protéger notre entreprise en général.
3. Comment nous collectons vos données personnelles
Nous recueillons des données personnelles à partir des sources suivantes :
- Directement auprès de vous (par exemple, lorsque vous mettez à jour votre compte et votre profil dans nos systèmes informatiques).
- Auprès des autorités gouvernementales compétentes (telles que l’agence nationale des impôts).
- Les compagnies d’assurance avec lesquelles nous avons des accords.
- Le cas échéant, des partenaires de santé au travail et des coachs en milieu de travail.
4. Comment nous partageons et transférons vos données personnelles
Destinataires : Nous partagerons vos données personnelles avec les destinataires suivants :
| Destinataires: | Comme: |
| Fournisseurs ou vendeurs assistant Mölnlycke | Nos partenaires de formation des employés, notre compagnie d’assurance, notre fournisseur de systèmes locaux de gestion de la paie, notre fournisseur de systèmes de paie, les sociétés de retraite privées avec lesquelles nous avons un accord, nos conseillers, notre fournisseur de systèmes informatiques, nos conseillers juridiques externes, notre partenaire externe qui gère les signalements de violation reçus via notre système de dénonciation, nos fournisseurs de services de voyage |
| Autorités publiques, le cas échéant | Autorités gouvernementales compétentes, telles que l’agence nationale des impôts, l’agence des migrations, l’agence des pensions, l’agence d’assurance sociale, l’autorité de l’environnement de travail ou l’autorité de police |
| Autres récipiendaires | Les parties à la négociation collective (le cas échéant), le syndicat des employés, nos clients et clients potentiels, les visiteurs de notre site web |
| Autres entités de Mölnlycke | Les sociétés de notre groupe |
Transfert : Mölnlycke exerce ses activités à l’échelle mondiale et, par conséquent, les données personnelles peuvent devoir être transférées vers des pays en dehors de ceux où les données personnelles ont été initialement collectées. Étant donné que le siège social de Mölnlycke se trouve dans l’Union européenne (« UE »), les données personnelles seront généralement traitées au sein de l’UE. Nous transférerons également vos données personnelles vers des pays en dehors de l’UE et de l’Espace économique européen (« EEE ») dans le but de partager des informations avec d’autres entités Mölnlycke faisant partie de notre groupe de sociétés ou avec nos prestataires de services, tels que nos fournisseurs de systèmes informatiques, qui sont établis en dehors de l’UE/EEE. Ces pays en dehors de l’UE/EEE comprennent les États-Unis, la Chine, le Chili, la Thaïlande, Singapour, le Brésil, le Canada, le Japon, l’Australie, l’Inde, l’Afrique du Sud, la Nouvelle-Zélande, la Malaisie et la Corée du Sud.
Si nous transférons vos données personnelles à partir d’un pays qui exige que ce que l’on appelle un mécanisme de transfert soit utilisé pour protéger vos droits, nous nous appuierons sur l’une des options officielles, le cas échéant. Il peut s’agir, par exemple :
- Décisions d’adéquation de la Commission européenne. Cela signifie que la Commission européenne a évalué et décidé que vos données personnelles seront protégées de la même manière dans ce pays qu’au sein de l’UE/EEE. Vous pouvez accéder à une liste des pays qui, selon la Commission européenne, offrent un niveau adéquat de protection des données ici : https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en.
- Clauses contractuelles types de la Commission européenne. Ces clauses fonctionnent comme un contrat entre Mölnlycke et le destinataire, dans le but de protéger vos droits. Vous pouvez accéder aux clauses contractuelles types de la Commission européenne ici : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914.
Veuillez contacter le DPD de Mölnlycke pour des informations spécifiques.
5. Vos droits
Dans cette section, nous décrivons vos droits en tant que personne concernée. Vous pouvez les exercer en nous contactant, en utilisant les coordonnées ci-dessus à la section 1. Veuillez noter que tous les droits énumérés ci-dessous ne sont pas absolus et qu’il existe des exemptions qui peuvent être valables.
Vos droits sont les suivants :
Droit d’accès. Vous avez le droit d’obtenir une confirmation indiquant si nous traitons ou non vos données personnelles. Si tel est le cas, vous avez également le droit de recevoir des copies des données personnelles vous concernant que nous traitons ainsi que des informations supplémentaires sur le traitement, telles que les finalités du traitement, les catégories pertinentes de données personnelles et les destinataires de ces données personnelles.
Droit de rectification. Vous avez le droit de faire rectifier (rectifier) et/ou compléter vos données personnelles si elles sont erronées et/ou incomplètes.
Droit à l’effacement. Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données personnelles dans les circonstances suivantes : (i) les données personnelles ne sont plus nécessaires par rapport aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ; (ii) vous retirez votre consentement sur lequel le traitement est basé (le cas échéant) et il n’existe aucun autre fondement juridique pour le traitement ; (iii) vous vous opposez à notre traitement des données personnelles et nous n’avons aucun motif légitime impérieux pour le traitement ; (iv) les données personnelles traitées sont traitées de manière illicite ; ou (v) les données personnelles traitées doivent être effacées pour le respect des obligations légales.
Droit à la restriction. Vous avez le droit de restreindre le traitement de vos Données à caractère personnel dans les circonstances suivantes : (i) vous contestez l’exactitude des Données à caractère personnel pendant une période nous permettant de vérifier l’exactitude de ces Données à caractère personnel ; (ii) le traitement est illégal, et vous vous opposez à l’effacement des Données à caractère personnel et demandez à la place une restriction ; (iii) les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins du traitement, mais vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou (iv) vous vous êtes opposé au traitement des Données à caractère personnel, en attendant de vérifier si nos motifs légitimes pour notre traitement prévalent sur vos intérêts, droits et libertés.
Droit d’opposition. Vous avez le droit général de vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles lorsqu’il est fondé sur notre intérêt légitime. Si vous vous y opposez et que nous pensons que nous pouvons toujours traiter vos données personnelles, nous devons démontrer l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Droit à la portabilité des données. Si vos données personnelles ont été fournies par vous et que notre traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat avec vous, vous avez le droit de recevoir les données personnelles vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de les transmettre à un autre prestataire de services lorsque cela serait techniquement possible et peut être effectué par des moyens automatisés.
Plaintes auprès de l’autorité de contrôle. Si vous estimez que notre traitement est effectué en violation de la législation applicable en matière de protection des données, nous vous encourageons à nous contacter afin que nous puissions superviser vos plaintes. Vous pouvez à tout moment également déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente du lieu où vous vous trouvez. Vous pouvez trouver les coordonnées de chaque autorité de contrôle locale de l’UE en visitant le site web du Comité européen de la protection des données, https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.
6. Mesures de sécurité
Nous avons pris des mesures pour nous assurer que vos données personnelles sont traitées de manière sécurisée. Par exemple, l’accès aux systèmes où les données personnelles sont stockées est limité à nos employés et prestataires de services qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions. Ces parties sont informées de l’importance de maintenir la sécurité et la confidentialité en ce qui concerne les données personnelles que nous traitons. Nous maintenons des mesures de protection et des normes de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles contre l’accès non autorisé, la divulgation ou l’utilisation abusive. Nous surveillons également nos systèmes pour découvrir les vulnérabilités.