Sekretesscenter
Integritetsmeddelande för anställda i Mölnlycke
1. Varför och hur vi behandlar dina personuppgifter
Detta integritetsmeddelande ("Integritetsmeddelandet"), tillsammans med annan information som tillhandahålls vid tidpunkten för insamling av dina personuppgifter, beskriver hur Mölnlycke Health Care AB, org.nr 556547-5489, inklusive alla dess dotterbolag ("Mölnlycke", "vi", "oss" och "vår") kommer att behandla dina personuppgifter under den tid du är anställd hos Mölnlycke samt efter att din anställning har upphört.
Mölnlyckes behandling av personuppgifter som beskrivs i detta integritetsmeddelande är i samtliga fall föremål för kraven i tillämplig lokal lagstiftning. I den utsträckning detta integritetsmeddelande strider mot lokal lagstiftning i din jurisdiktion styr lokal lagstiftning hur Mölnlycke behandlar dina personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter enligt beskrivningen i denna integritetspolicy är Mölnlycke Health Care AB. Om du har frågor om din personuppgiftsbehandling är du välkommen att ställa din fråga till Chief Privacy Officer via privacy@molnlycke.com.
Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud (DPO) direkt via e-post på dpo@molnlycke.com, om du har några frågor eller funderingar.
Generellt behandlar vi dina personuppgifter för personaladministrativa ändamål eftersom behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt anställningsavtalet mellan oss, eller på grund av de rättsliga förpliktelser vi har som din arbetsgivare. Nedan ger vi mer information om behandlingen och vilka personuppgifter (nedan kallade "Personuppgifter") som vi behandlar för respektive ändamål.
För att administrera och fullgöra förpliktelser avseende din lön, utlägg, frånvaro, tillbud och arbetsskador, semester och annan ledighet och förmåner.
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi administrerar din arbetstid, lön, rese- och kostnadsersättning, frånvaro, tillbud och arbetsskador, semester, annan ledighet, rehabilitering och förmåner, inklusive försäkringar och tjänstepension, samt genomför lönerevisioner. |
Personuppgifter
Känsliga personuppgifter
|
| Laglig grund: Fullgörande av villkoren avseende lön, kostnadsersättning, ledighet och förmåner i ditt anställningsavtal. Efterlevnad av våra rättsliga skyldigheter avseende personaladministration som arbetsgivare (t.ex. lagar om minimilön, arbetstid, semester, bokföring och skatt) och vår rättsliga skyldighet att hantera och rapportera tillbud och arbetsskador. |
| Lagringsperiod: Uppgifterna sparas under den tid som behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt ditt anställningsavtal och därefter i 1 år efter det att anställningen har upphört. Uppgifterna sparas också under den tid som behövs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt tvingande reglering. T.ex. sparas bokföringsinformation som utgångspunkt i 7 år efter utgången av innevarande räkenskapsår. Uppgifterna kan också bevaras under en längre tid, om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
För att tillhandahålla intyg, remisser och betyg
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi utfärdar intyg, betyg, karaktärsreferenser, bedömningar och liknande. |
Personuppgifter
|
| Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att, på din begäran, sammanställa och utfärda intyg, betyg, karaktärsreferenser och bedömningar. |
| Lagringstid: Uppgifter om anställningstid och arbetsuppgifter, som ligger till grund för intyg, betyg, karaktärsreferenser och liknande, sparas som utgångspunkt i 2 år från det att din anställning upphörde. Intyg, betyg, karaktärsreferenser, bedömningar och liknande som upprättas på din begäran sparas till dess att du bekräftat att du har fått detta från oss och raderas därefter. |
Att kontakta dina närstående i händelse av nödsituation
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi kontaktar din anhöriga i händelse av en nödsituation, till exempel vid olycksfall eller allvarlig sjukdom under arbetstid. |
Personuppgifter Kontaktuppgifter till dina närmaste anhöriga (inklusive telefonnummer) |
| Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att kunna kontakta din närstående i en situation där till exempel en olycka har inträffat eller om du skulle bli allvarligt sjuk under arbetstid. |
| Lagringsperiod: Uppgifterna lagras under den tid du är anställd hos oss och raderas därefter normalt inom 1 månad om inte den anställde eller dennes närstående begär radering av Personuppgifterna innan anställningens upphörande eller upphörande. |
För att administrera delaktighet och kommunicera kring vår affärsverksamhet
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi organiserar interna affärsaktiviteter, publicerar information på vår webbplats och på vårt intranät, delar bilder på vår företagswebbplats, sociala medier (inklusive på interna plattformar) samt publicerar intervjuer på våra marknadsföringskanaler. |
Personuppgifter
|
| Laglig grund: Berättigat intresse där vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera externt om vår affärsverksamhet och våra anställda som deltar i sådan verksamhet. |
| Lagringstid: Personuppgifterna sparas under den tid du är anställd hos oss och anonymiseras eller raderas därefter inom en rimlig tid efter avslutad anställning och senast efter fem (5) år. Du kan när som helst begära radering av alla publicerade bilder. |
För att administrera och kontrollera behörigheter och tillgång till våra lokaler och information
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi administrerar dina inloggningsuppgifter till våra IT-tjänster och vår IT-utrustning samt loggning av nyckelbrickor som utfärdats till dig. |
Personuppgifter
|
| Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att säkerställa att obehörig åtkomst till våra lokaler eller information i våra IT-system eller nätverk inte sker. |
|
Lagringsperiod: Uppgifterna sparas under den tid du är anställd hos oss och raderas därefter normalt inom 1 månad efter att din anställning har upphört. När du lämnar kommer du också att bli ombedd att ta bort eller överföra alla privata e-postmeddelanden eller filer som är lagrade på ditt konto. Om sådan information inte överförs eller raderas av dig kommer den att raderas av Mölnlycke. Loggningsuppgifter sparas normalt i 1 månad från det att de registrerats. |
För att utreda överträdelser av interna policyer
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi utreder missförhållanden och missförhållanden inom vår organisation, till exempel i form av brott mot interna policyer, inklusive uppföljning och dokumentation av rapportens innehåll och frågor. |
Personuppgifter
Känsliga personuppgifter
|
|
Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att hantera personalärenden som rör misskötsamhet och vårt berättigade intresse av att säkerställa efterlevnad av våra interna policyer i händelse av allvarlig misstanke om brott mot sådan policy, tjänstefel eller brottsligt beteende. Efterlevnad av våra rättsliga skyldigheter enligt gällande lagar om skydd av personer som rapporterar oegentligheter (dvs. skydd för visselblåsare), där oegentligheterna rapporteras och hanteras inom ramen för vårt interna rapporteringssystem. |
| Lagringsperiod: Vi behandlar dina Personuppgifter under den lagringstid som krävs enligt lag, vilket normalt inte är längre än 2 år efter att ett ärende har avslutats för vilket det interna rapporteringssystemet har använts, eller annars under den tid det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
Att förhandla med fackföreningar och utfärda arbetsintyg
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi förhandlar med facket, dokumenterar sådana förhandlingar, utfärdar arbetsintyg och lagrar en sammanställning av fackliga representanter på arbetsplatsen. |
Personuppgifter Information som diskuterats under förhandlingar, till exempel om din anställning Känsliga personuppgifter avseende (i den mån det är tillämpligt i förhållande till dig): Medlemskap i facklig organisation, arbetslöshetsersättning, uppdrag som facklig representant och skyddsombud, frånvaroperioder |
| Laglig grund: Fullgörande av våra rättsliga förpliktelser som arbetsgivare enligt lagar om anställningsskydd och arbetsmiljö, medbestämmande på arbetsplatsen, arbetslöshetsförsäkring och fackliga representanter. |
| Lagringsperiod: Uppgifterna sparas som utgångspunkt i 10 år efter att vi har uppfyllt gällande rättslig förpliktelse för oss som arbetsgivare. |
För att administrera och fullgöra förpliktelser i samband med anställningens upphörande
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi administrerar uppsägningen av din anställning, beräknar uppsägningstiden och bestämmer turordningen vid uppsägning. | Personuppgifter Anställningsinformation (t.ex. start- och slutdag för anställningen, anställningsform och anställningsvillkor, anställningsnummer, frånvaroperioder) |
| Laglig grund: Vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk i samband med anställningens upphörande eller företrädesrätt till återanställning. Även fullgörandet av våra rättsliga skyldigheter som arbetsgivare i enlighet med lagar om anställningsskydd. |
| Lagringstid: Uppgifterna sparas under den tid du är anställd hos oss och under den tid som är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
För att vi ska kunna svara på förfrågningar från myndigheter
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi behandlar dina uppgifter för att vi ska kunna svara på och fullgöra våra åtaganden i enlighet med önskemål från myndigheter. Vi kommer att informera dig när vi tar emot en sådan begäran och därigenom ange vilka personuppgifter myndigheten begär utöver de som anges här (om vi inte är begränsade enligt lag från att göra det). |
Personuppgifter
|
| Laglig grund: Fullgörande av rättslig förpliktelse i enlighet med myndighetsuppmaningar från myndigheter. |
| Lagringstid: Uppgifterna sparas under den tid du är anställd hos oss och under den tid som är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. |
För att genomföra medarbetarundersökningar
| Vad vi gör med personuppgifterna: | Kategorier av personuppgifter: |
| Vi kommer att behandla dina personuppgifter för att ordna så att en tredjepartsleverantör hjälper oss att administrera undersökningen och för att få resultaten av en sådan undersökning presenterade för Mölnlycke i aggregerat format. |
Personuppgifter
|
| Rättslig grund: Vårt berättigade intresse som arbetsgivare är att ta reda på hur nöjda och vad de anställda tycker, för att kunna förbättra Mölnlyckes affärsprocesser och företagskultur. |
| Lagringstid: Uppgifterna sparas under den tid du är anställd hos oss. Efter att din anställning har avslutats kommer dessa uppgifter antingen att raderas eller behållas av Mölnlycke som aggregerad statistik. |
2. Kontroll av dess användning
Som anställd hos oss måste du följa våra vid var tid gällande regler för användning av datorer, mobiltelefoner, e-post, internet och annan IT-utrustning och IT-verktyg som används i vår verksamhet. Som huvudregel har vi full tillgång till allt material och innehåll i all IT-utrustning, alla IT-verktyg och alla system och nätverk som du som anställd använder. Detta inkluderar t.ex. all e-postkorrespondens och all kommunikation och internetanvändning som lagras med stöd av eller sker via de system och nätverk som vi äger eller på annat sätt förfogar över. Vi kan komma att kontrollera innehållet i den IT-utrustning och de IT-verktyg (t.ex. dator, e-post och mobiltelefon) som du som anställd använder (a) av säkerhetsskäl för att få tillgång till våra IT-system och upprätthålla IT-säkerheten, (b) för att upprätthålla kundkontakt och liknande under din frånvaro, (c) vid misstanke om att du använder vår IT-utrustning i strid med våra regler, policyer och riktlinjer, och (d) vid misstanke om illojalt eller kriminellt beteende. Vid allvarlig misstanke om illojalt eller kriminellt beteende kan vi också kontrollera privat kommunikation och innehåll, t.ex. privata filer och e-postmeddelanden.
All behandling av Personuppgifter som sker i samband med vår kontroll av din IT-användning enligt detta avsnitt sker med stöd av en intresseavvägning, med stöd av vårt berättigade intresse av att genomföra åtgärderna av de skäl som anges ovan och, vid (allvarlig) misstanke om illojalt eller brottsligt beteende, med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, Göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller skydda vår verksamhet i allmänhet.
Uppgifter som behandlas i samband med kontroll av innehåll och användning av den IT-utrustning och de IT-verktyg som används av dig som anställd sparas under den tid som är nödvändig för att genomföra de åtgärder som anges ovan. Behandlingen av uppgifterna upphör som utgångspunkt inom 1 månad därefter, om det inte visar sig att uppgifterna behövs under en längre period för att t.ex. utreda och vidta åtgärder i syfte att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller skydda vår verksamhet i övrigt.
3. Hur vi samlar in dina personuppgifter
Vi samlar in personuppgifter från följande källor:
- Från dig direkt (t.ex. när du uppdaterar ditt konto och din profil i våra IT-system).
- Från relevanta statliga myndigheter (t.ex. Skatteverket).
- Försäkringsbolag som vi har avtal med.
- I förekommande fall företagshälsovårdspartners och arbetscoacher.
4. Hur vi delar och överför dina personuppgifter
Mottagare: Vi kommer att dela dina personuppgifter med följande mottagare:
| Mottagare: | Såsom: |
| Leverantörer eller säljare som hjälper Mölnlycke | Våra utbildningspartners för anställda, vårt försäkringsbolag, vår leverantör av lokala lönehanteringssystem, vår leverantör av lönesystem, privata pensionsbolag som vi har avtal med, våra rådgivare, vår leverantör av IT-system, våra externa juridiska rådgivare, vår externa partner som hanterar de rapporter om överträdelser som tas emot via vårt visselblåsarsystem, våra leverantörer av resetjänster |
| Offentliga myndigheter, vid behov | Relevanta statliga myndigheter, till exempel Skatteverket, Migrationsverket, pensionsmyndigheten, Försäkringskassan, Arbetsmiljöverket eller Polismyndigheten |
| Övriga mottagare | Kollektivavtalsparter (om tillämpligt), den anställdes fackförening, våra kunder och eventuella kunder, besökare på vår webbplats |
| Andra enheter i Mölnlycke | Våra koncernbolag |
Överföring: Mölnlycke är verksamt globalt och därför kan personuppgifter behöva överföras till länder utanför det land där personuppgifterna ursprungligen samlades in. Eftersom Mölnlycke har sitt huvudkontor i Europeiska unionen ("EU") kommer personuppgifter i allmänhet att behandlas inom EU. Vi kommer också att överföra dina personuppgifter till länder utanför EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ("EES") i syfte att dela information med andra Mölnlycke-enheter som ingår i vår företagsgrupp eller med våra tjänsteleverantörer, såsom våra leverantörer av IT-system, som är etablerade utanför EU/EES. Sådana länder utanför EU/EES är USA, Kina, Chile, Thailand, Singapore, Brasilien, Kanada, Japan, Australien, Indien, Sydafrika, Nya Zeeland, Malaysia och Sydkorea.
Om vi överför dina personuppgifter från ett land som kräver att en så kallad överföringsmekanism används för att skydda dina rättigheter, kommer vi att förlita oss på ett av de officiella alternativen, beroende på vad som är tillämpligt. Det kan t.ex. vara:
- Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå. Det innebär att EU-kommissionen har bedömt och beslutat att dina personuppgifter kommer att vara lika skyddade i det landet som inom EU/EES. Här hittar du en lista över de länder som EU-kommissionen har beslutat ska ge en adekvat nivå av dataskydd: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en.
- Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Dessa klausuler fungerar som ett avtal mellan Mölnlycke och mottagaren, i syfte att skydda dina rättigheter. Du kan få tillgång till EU-kommissionens standardavtalsklausuler här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914.
Kontakta Mölnlyckes dataskyddsombud för specifik information.
5. Dina rättigheter
I det här avsnittet beskriver vi dina rättigheter som registrerad. Du kan utöva dem genom att kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna ovan i avsnitt 1. Observera att inte alla rättigheter som listas nedan är absoluta och att det finns undantag som kan vara giltiga.
Dina rättigheter är följande:
Rätt till tillgång. Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Om så är fallet har du också rätt att få kopior av de personuppgifter som rör dig som vi behandlar samt ytterligare information om behandlingen, t.ex. för vilka ändamål behandlingen sker, relevanta kategorier av personuppgifter och mottagarna av sådana personuppgifter.
Rätt till rättelse. Du har rätt att få dina personuppgifter rättade och/eller kompletterade om de är felaktiga och/eller ofullständiga.
Rätt till radering. Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter utan onödigt dröjsmål under följande omständigheter: (i) personuppgifterna inte längre är nödvändiga i förhållande till de ändamål för vilka de samlades in eller på annat sätt behandlades; (ii) du återkallar ditt samtycke som behandlingen baseras på (om tillämpligt) och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen; (iii) du invänder mot vår behandling av personuppgifter och vi inte har några övergripande legitima skäl för behandlingen; (iv) de behandlade personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt; eller (v) de behandlade personuppgifterna måste raderas för att uppfylla rättsliga skyldigheter.
Rätt till begränsning. Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter under följande omständigheter: (i) du bestrider riktigheten av personuppgifterna under en period som gör det möjligt för oss att verifiera riktigheten av sådana personuppgifter; (ii) behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering av personuppgifterna och istället begär begränsning; (iii) personuppgifterna inte längre behövs för ändamålen med behandlingen, men är nödvändiga för att du ska kunna fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; eller (iv) du har invänt mot behandlingen av personuppgifterna, i avvaktan på verifiering av om våra legitima skäl för vår behandling väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.
Rätt att göra invändningar. Du har en generell rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter när den baseras på vårt berättigade intresse. Om du invänder och vi anser att vi fortfarande kan behandla dina personuppgifter måste vi påvisa tvingande legitima skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt till dataportabilitet. Om dina personuppgifter har tillhandahållits av dig och vår behandling av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke eller på fullgörandet av ett avtal med dig, har du rätt att få de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format för att överföra dessa till en annan tjänsteleverantör där det skulle vara tekniskt möjligt och kan utföras på automatiserade sätt.
Klagomål till tillsynsmyndigheten. Om du anser att vår behandling sker i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning uppmanar vi dig att i första hand kontakta oss så att vi kan ta hand om dina klagomål. Du kan när som helst också lämna in ett klagomål till den relevanta tillsynsmyndigheten där du befinner dig. Du hittar kontaktuppgifter till varje lokal EU-tillsynsmyndighet genom att besöka webbplatsen för Europeiska dataskyddsstyrelsen, https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.
6. Säkerhetsåtgärder
Vi har vidtagit åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt. Till exempel är tillgången till system där personuppgifter lagras begränsad till våra anställda och tjänsteleverantörer som behöver det i sin tjänsteutövning. Sådana parter informeras om vikten av att upprätthålla säkerhet och konfidentialitet i förhållande till de personuppgifter vi behandlar. Vi upprätthåller lämpliga skyddsåtgärder och säkerhetsstandarder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, avslöjande eller missbruk. Vi övervakar också våra system för att upptäcka sårbarheter.