Het optimaliseren van het operatiekwartier omvat een aantal aspecten - van het verbeteren van de doorlooptijd in het operatiekwartier tot het bereiken van efficiëntiestatistieken in het OK, van het beheren van de OK-voorraad tot nauwkeurig tijdbeheer in het OK, van afvalbeheer tot bredere aandacht voor duurzaamheidsinitiatieven in het operatiekwartier - er zijn meerdere dimensies voor het verbeteren van de OK-efficiëntie.
Het succesvol optimaliseren van het OK voor de perioperatieve ervaring betekent het ondersteunen van zorgverleners met best practices, werkwijzen en tools die zorgmanagers in staat stellen meer te doen met kleinere ziekenhuisbudgetten en meer OK-ingrepen efficiënter uit te voeren - en dat alles zonder in te boeten aan kwaliteit of veiligheid.
OK-personeel en zorgmanagers vertellen ons dat een aantal uitdagingen hun werk moeilijker maken. Eerst en vooral zijn de voorbereiding van een operatie, het verzamelen van de juiste materialen, chirurgische instrumenten en apparatuur in het operatiekwartier en het opruimen achteraf de duurste en meest tijdrovende activiteiten in het OK.
Bijkomende uitdagingen zorgen ervoor dat de middelen nog meer onder druk komen te staan, zoals:
- een toenemend aantal ingrepen en druk om er nog meer te doen
- complexe aankoopprocessen
- bezuinigingen op materiaalbeheer
- onderbezetting
- kosten van overwerk.
De uitdagingen in het OK kwantificeren
Het bevorderen van de efficiëntie in het OK is één van de sleutels tot het ondersteunen van OK-personeel. Minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar chirurgische instrumenten en materialen kan de efficiëntie in het OK aanzienlijk verbeteren. Van oudsher moeten verpleegkundigen alles uit het magazijn halen en klaarzetten voor elke ingreep. Andere noodzakelijke stappen om de materialen op hun plaats te krijgen, zoals het inventariseren, bestellen, opslaan en transporteren, kosten extra tijd1.
Omdat zorgverleners veel tijd besteden aan het voorbereiden van ingrepen - in sommige gevallen tot wel 30 minuten2 - worden operatiekamers zelf niet volledig benut.
Omdat ze zoveel tijd kwijt zijn aan het beheren, uitpakken, opbergen en weer in voorraad nemen van chirurgische apparatuur, hebben ze minder tijd om ingrepen uit te voeren en patiënten te verzorgen. Dit veroorzaakt onnodige stress. Dat leidt tot weinig voldoening in het werk, waardoor het moeilijk is om bekwaam chirurgisch personeel te werven en te behouden. Door effectief voorraadbeheer in het operatiekwartier te bevorderen, kunnen ook deze statistieken worden verbeterd.
De efficiëntie in het OK verhogen
Ziekenhuizen en zorgmanagers over de hele wereld zoeken naar nieuwe manieren om interne processen te verbeteren om tijd te besparen en de efficiëntie in het operatiekwartier te verhogen.
Hun doelen zijn onder andere het verbeteren van de resultaten en het waarborgen van de kwaliteit en veiligheid. Dat betekent optimaal gebruik maken van de middelen die ze hebben, de druk op zorgprofessionals verlichten zodat ze optimaal kunnen presteren en het OK-gebruik maximaliseren zodat er meer ingrepen uitgevoerd kunnen worden.
Procedurespecifieke trays
Op maat gemaakte chirurgische proceduretrays zijn afgestemd op de behoeften van het OK-personeel in dat ziekenhuis voor die specifieke ingreep. Proceduretrays zorgen ervoor dat het personeel op het juiste moment over het juiste materiaal beschikt, allemaal in één handig pakket.
Ze vereenvoudigen het werk van het OK-team en het is aangetoond dat ze de efficiëntie van het operatiekwartier verbeteren:
- door 40-59% tijd te besparen tijdens de voorbereiding, kunnen ziekenhuizen meer ingrepen uitvoeren1
- door tijd vrij te maken voor het personeel. Hoe meer componenten er in een tray zitten, hoe meer tijd er wordt bespaard in het hele OK-proces: van bestelling tot afvalverwerking
- omdat er geen componenten verspild worden en er minder verpakkingen nodig zijn, is de verwerking van componenten kosteneffectiever en efficiënter
- door ziekenhuizen controle te geven over de eigen voorraad – hebben ziekenhuizen meer controle over het proces en inzichten, waardoor ze nauwkeuriger kunnen plannen
Personeel kan veel tijd besteden aan het zoeken naar de juiste materialen voor elke ingreep. Het beheer en de opslag van de voorraad is ook zeer tijdrovend. Maar als het goed georganiseerd is, zijn er mogelijkheden voor efficiëntie - het verminderen van de tijd die besteed wordt aan voorbereiding en wisseling tussen ingrepen en aan voorraadbeheer.
Oplossingen zijn onder andere kleurcodering van trays. Dit geeft iedereen die met de trays werkt een gemakkelijk visueel herkenningsteken, zodat ze de trays op een meer georganiseerde manier kunnen opbergen, kunnen zien wanneer de voorraad bijna op is en deze kunnen aanvullen, en de trays voor de ingreep kunnen pakken. Het betekent ook dat alle ziekenhuismedewerkers trays kunnen verzamelen.
Efficiënt componentenbeheer
Chirurgische vereisten en protocollen veranderen voortdurend. En chirurgische componenten kunnen verloren gaan als er te veel besteld wordt, waardoor nog meer inefficiëntie ontstaat. In drukbezette ziekenhuizen is ook ruimte schaars. Daarom introduceren veel ziekenhuismanagers een lean voorraadbeheerproces.
Door leveringen van chirurgische materialen te plannen op basis van de vraag, kunnen ze verspilling en kosten terugdringen. En ze kunnen er zeker van zijn dat ze altijd de juiste materialen hebben voor de gewenste ingreep op het juiste moment.
